不容忽視的辦公成本

研究機(jī)構(gòu)在對美國500家大型企業(yè)調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，文件在企業(yè)核心業(yè)務(wù)中的重要性不言而喻。83%的公司認(rèn)為，文件對核心業(yè)務(wù)非常重要。從市場部的產(chǎn)品目錄、直郵資料，到財(cái)務(wù)部的付款通知以及設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門的用戶手冊、技術(shù)資料……，公司員工近37%的工作時(shí)間都花費(fèi)在處理文件上。

調(diào)查顯示，企業(yè)在文件方面的花費(fèi)占據(jù)了公司整體營業(yè)額的1%-3%。然而，90%的CIO或CFO并不清楚公司在文件方面的具體花費(fèi)，打印、復(fù)印等文件處理的消耗成為企業(yè)成本中尚未挖掘的最后“堡壘”。

富士施樂株式會社日本和亞太區(qū)全球服務(wù)業(yè)務(wù)總裁岡野正樹表示，將文件業(yè)務(wù)外包，可以幫助公司從繁雜的文件處理及相關(guān)硬件設(shè)備的管理和維護(hù)中擺脫出來，將節(jié)省的人力、精力和成本投入到自身的核心業(yè)務(wù)中。據(jù)統(tǒng)計(jì)，采用富士施樂的文件外包服務(wù)后，客戶的文件支出成本將減少10%-30%。前不久，寶潔公司與富士施樂/施樂簽署了為期5年的文印外包服務(wù)，預(yù)計(jì)能將辦公成本降低20%～25%，年耗電量將節(jié)省30%，年用紙量將節(jié)省約20%～30%。

從“擁有者”到“使用者”的角色互換

通常，一個(gè)企業(yè)的各個(gè)部門，都各自擁有并管理著很多設(shè)備，負(fù)責(zé)這些設(shè)備的采購、維修、耗材，甚至要考慮每臺機(jī)器應(yīng)該放在哪里等，這必然會造成不同程度上的資源浪費(fèi)，又給各部門增加設(shè)備管理的負(fù)擔(dān)。

但是，如何才能確保客戶從“擁有者”到“使用者”角色的順利互換？據(jù)岡野正樹介紹，根據(jù)富士施樂的實(shí)踐和服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，在為客戶實(shí)施全球服務(wù)（文件外包服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)）之前，富士施樂的專業(yè)人員會先了解客戶的需求，再通過精益六西格瑪理論對客戶的辦公環(huán)境、文件管理流程進(jìn)行評估，同時(shí)傾聽客戶的意見，全面細(xì)致地了解客戶運(yùn)營的實(shí)際情況。通過調(diào)查評估，富士施樂將根據(jù)不同的客戶需求量身定制適合的文件管理服務(wù)，配置最優(yōu)化的設(shè)備組合并改善文件管理流程。

事實(shí)上，在企業(yè)管理日益精細(xì)化的今天，除了文件管理服務(wù)之外，富士施樂所提供的文件外包溝通服務(wù)以及業(yè)務(wù)流程服務(wù)，也受到越來越多客戶的青睞。文件溝通服務(wù)可以為客戶提供從文件設(shè)計(jì)、創(chuàng)造、打印或印刷、庫存到分發(fā)、遞送乃至與其客戶進(jìn)一步溝通的增值服務(wù)；而通過業(yè)務(wù)流程服務(wù)，富士施樂則可以幫助客戶進(jìn)一步改善財(cái)務(wù)等內(nèi)部業(yè)務(wù)管理流程，提升工作效率。

如今，文件外包已經(jīng)逐漸成為企業(yè)辦公的一種新趨勢。相信隨著企業(yè)文件管理服務(wù)需求的日益增多，以及富士施樂等行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)廠商的大力推動，中國的文件外包市場將會快速發(fā)展，日漸繁榮。